경력증명서 발급방법과 경력증명서 양식을 첨부합니다. 경력증명서는 이직을 하시려는 분들에게 필수적인데, 왠지 껄끄럽게 회사를 그만둬서 요청하기 싫을 때도 있고, 경력에 포함시키고 싶지 않은 것도 있기 마련입니다. 어떻게 해야 할까요? 아래에서 방법을 알려드리겠습니다.
경력증명서 발급방법
경력증명서는 재직 중이거나 퇴직 이후 회사에서의 경력사항을 증명하는 서류입니다. 주로 새로운 직장으로 이직할 때 많이 사용되지만, 그 외에도 필요한 경우가 있습니다.
회사로부터 직접 방문하여 발급받는 방법
근로기준법에서는 경력증명서를 사용증명서라는 용어로 사용하고 있는데, 사용자는 근로자의 퇴직 후에라도 3년 이내에 증명서를 요구하면 즉시 내주어야 하며, 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 하는 것으로 규정하고 있습니다.
근로기준법 제39조 (사용증명서)
① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.⇢ 발급 거부 시 500만원 이하의 과태료 부과(근로기준법 116조).
제42조 (계약 서류의 보존)
사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.
회사로부터 직접 경력증명서를 발급받는 방법은 다음과 같습니다.
- 발급 요건 확인 : 대부분의 회사는 인사 담당 부서에서 경력증명서를 발급해주겠지만 미리 확인해보는 게 좋습니다.
- 신청서 작성 : 경력증명서 발급을 위해 신청서를 작성해야 하는데, 신청서에는 개인 정보 (이름, 주민등록번호, 주소 등), 회사에서의 직위, 근무 기간, 발급 목적 등이 포함되어야 합니다.
- 필요 서류 준비 : 경력증명서 발급에 필요한 추가 서류가 있다면 준비해야 합니다. 이는 회사에 따라 다를 수 있으니 역시 미리 확인해보시는 게 좋습니다.
- 신청서 및 서류 제출 : 작성한 신청서와 준비한 서류를 해당 회사 제출처(인사 담당 부서)에 제출합니다.
- 경력증명서 수령 : 일반적으로 경력증명서는 신청 후 몇 일 내에 발급됩니다. 발급 방법은 회사의 정책에 따라 다를 수 있으며, 직접 방문하여 수령하거나, 이메일 또는 우편으로 받을 수도 있습니다.
이렇게 해당 회사로부터 직접 경력증명서를 발급받을 수 있습니다. 다만, 회사의 내부 방침이나 상황에 따라 절차가 다소 달라질 수 있기 때문에 꼭 미리 확인해야 헛걸음을 하지 않습니다.
경력증명서 인터넷 발급방법
경력증명서를 인터넷으로 발급 받을 수 있는 주요 상황은 다음과 같습니다.
- 회사가 폐업한 경우
- 퇴직 후 3년이 경과한 경우
- 기타 회사로부터 직접 발급이 불가능한 부득이한 상황
주요 발급처
- 국민연금공단 홈페이지에서 개인인증 로그인 후 ‘가입증명서 발급’ 메뉴를 통해 경력증명서를 신청할 수 있습니다.
4대 보험 사이트
- 국민연금외에도 건강보험, 고용보험, 산재보험 등 4대 보험 사이트에서 가입 증명서를 발급받을 수 있습니다.
- 중앙부처 및 지방자치단체에서 근무한 경력이 있는 퇴직자를 위한 경력증명서 발급 서비스를 제공합니다.
주의사항
다만, 4대 보험 증명서는 한계가 있는 점 주의해야 합니다. 즉, 국민연금 등 4대 보험 사이트에서 발급받은 가입 증명서로는 경력증명서를 완전히 대체할 수 없다는 것인데, 기본적으로 이들 사이트는 단순히 보험 가입 사실만을 증명하기 때문입니다.
결국, 인터넷을 통한 경력증명서 발급은 편리하기는 하지만, 회사가 없어졌다거나 3년이 지나 회사에 인사자료가 없어진 경우에 이직하려는 곳에 문의후 대체가 가능한지를 확인한 후 활용할 수 있을 것입니다.
궁금한 사항(질문과 답변)
Q. 경력증명서 발급 시 회사에서 거부할 수도 있나요?
네, 있습니다. 앞에서도 본 것처럼, 퇴직 후 3년이 넘은 경우에는 회사가 관련서류를 보존할 의무가 없어서 경력증명서를 발급해줄 법적인 의무도 없어집니다.
또, 근로자의 근무일수가 30일 미만인 경우에도 발급을 거부할 수 있습니다. 이 경우에는 근무일수를 증명할 수 있는 급여명세서 혹은 출퇴근 기록 등 증명서류가 필요할 수 있습니다(근로기준법 시행령 19조 참조).
Q. 경력증명서 발급 거절 시 어떻게 해야 하나요?
만일, 해당 회사측에서 정당한 이유없이 발급을 거부한다면 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다(근로기준법 제39조). 따라서, 회사가 계속 거부한다면 관할 고용노동청에 진정을 제기하여 도움을 받을 수 있습니다.
Q. 재직증명서와 경력증명서의 차이는?
두 증명서 모두 직업 경력을 증명하는 문서지만, 재직증명서는 현재의 고용 상태를, 경력증명서는 과거의 근무 이력을 증명하는 점에서 차이가 있습니다.
만약, 현재 회사에서 퇴사를 결정하였거나 나중에 경력증명서를 발급받기 곤란한 사정이 예상된다면 재직 중에라도 미리 재직증명서 혹은 경력증명서를 떼어 놓는 것도 좋습니다.
Q. 경력증명서는 반드시 원본만 받아야 하나요?
원본을 받는 것이 좋습니다. 그렇지만, 경력증명서를 요구하는 기관에서 사본도 상관없다고 한다면 복사본도 무방하니 해당 회사에 미리 문의를 해보세요.
경력증명서 양식
경력증명서 양식은 회사마다 다를 수 있습니다. 기본 서식을 미리 마련한 회사도 있을 것이고, 서식이 없는 경우에는 형식이 정해져 있지는 않습니다.
다만, 경력증명서에 포함될 내용과 관련해서는 다음과 같은 사항들을 유의해야 합니다.
- 필수 항목 : 경력증명서를 제출하는 기관에서 특별히 요구하는 정보가 있을 경우, 이를 확인하여 기재하도록 합니다.
- 구성 순서 : 증명하려는 목적과 내용이 무엇인지를 명확하게 작성하고 누락되는 항목이 없는지 체크합니다.
- 담당 부서 확인 : 담당 부서(총무부, 인사부, 관리부 등)를 확인합니다.
‘근로자가 요구한 사항만 적어야 한다’는 조문의 의미(근로기준법 39조 2항)
주의할 것은, 경력증명서에 근로자가 요청하는 사항만 포함되어야 한다는 의미와 관련한 사항입니다. 이 조문은 근로자가 특정 정보를 포함하도록 요청한 경우에만 그 정보가 경력증명서에 포함되어야 한다는 것입니다.
예를 들어, 근로자가 자신의 업무 내용, 업무 성과, 직무 수행 능력 등을 증명서에 포함하도록 요청할 수 있고, 회사는 그 내용을 기재하여야 한다는 것입니다. 따라서, 근로자와 관련된 불필요하고 지극히 주관적인 평가 등을 기재해서는 안될 것입니다.
그러나, 이러한 근로자의 요청 역시 합리적이고 적절한 범위 내에 있어야 합니다. 즉, 근로자가 요청하는 정보가 사실이며, 그 정보가 근로자의 경력을 증명하는 데 필요하다고 판단되는 경우에만 해당 정보를 포함해야 한다는 것이죠.
경력증명서 발급방법과 경력증명서 양식을 알아보았습니다. 도움이 되셨기를 바랍니다.
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